¿Cómo usar y configurar: Configuración General?

Para Configuración General en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Cotizaciones - Configuración General Define las reglas de visibilidad interna para tu equipo comercial: - **Mostrar Costo y Ganancia:** Activa estos interruptores si deseas que tu equipo vea el costo base y el margen de beneficio al cotizar. - **Mostrar Listas de Precios:** Habilítalo si usarás distintos tabuladores (como Mayoreo o Menudeo). - **Ficha Técnica:** Decide si quieres que se adjunte por defecto. Recuerda que siempre se puede ajustar manualmente por cotización. Paso 2: Cotizaciones - Impuestos Base En el segundo bloque desplegable, preselecciona los impuestos que aplicarán por defecto a tus cotizaciones: - El campo tiene un asterisco rojo indicando que es **obligatorio llenarlo**. - Selecciona el impuesto base (ej. IVA, ISR) desde tu configuración de Impuestos Globales. - Esto garantiza la precisión matemática y contable al momento de cerrar una cotización. Paso 3: Productos - Listas de Precios Da de alta tus Listas de Precios para estructurar tu catálogo: - Aquí **solo asignas el nombre** de la lista (ej. Mayoreo, Menudeo, Distribuidor). - Los precios numéricos reales se capturarán más adelante al crear cada producto. - Usa el switch **OBLIGATORIO** si quieres forzar a tu equipo a asignar esta lista a todos los artículos, ideal para cargas masivas. Paso 4: Productos - Atributos Dinámicos Crea campos de información personalizados adicionales a la descripción base: - Define un "Nombre del atributo" (ej. Marca, Peso, Tallas). - Elige un tipo de dato: **Texto, Número, Lista o Sí/No**. - Usa el switch OBLIGATORIO si la característica aplica forzosamente para todos tus productos. Haz clic en el disquete para guardar. Paso 5: Productos - Impuestos por Defecto Preconfigura los impuestos específicos que aplican a los artículos de tu catálogo: - Haz clic en el símbolo de más para agregar un nuevo impuesto al artículo. - Selecciona el impuesto y la variante (ej. IVA al 16%). - Activa el switch OBLIGATORIO para asegurar que tu equipo no olvide cargar el impuesto al crear nuevos productos. Paso 6: Service Dock - Experiencia de Cliente Configura un portal de servicio de cinco estrellas para que tus clientes consulten su estatus: - Controla la transparencia encendiendo interruptores como **Mostrar Facturas**, **Mostrar Datos de Pago** o **Mostrar Recibos de Entrega**. - Permite que actualicen sus propios datos activando **Permitir al Cliente Editar Información**. - ¡No olvides guardar los cambios en el botón verde inferior! Paso 7: Tablero Kanban - Interfaz y Límites Diseña el panel Kanban de tus cotizaciones ajustando cómo visualizas tu flujo: - **Interfaz:** Puedes colapsar columnas por defecto, mostrar totales de tarjetas, o ver columnas vacías. Ajusta el tamaño de la tarjeta. - **Límites:** Define un máximo de tarjetas por columna (ej. 50) para asegurar la máxima velocidad, y ten en cuenta que el límite es de 7 estados en total. - Recuerda guardar los cambios de estos bloques con su respectivo botón verde. Paso 8: Tablero Kanban - Estados de Cotizaciones Personaliza las columnas exactas de tu proceso comercial (Embudo): - Apaga el interruptor **MOSTRAR** de las etapas que no utilices. - Modifica el nombre de los campos haciendo clic en ellos (ej. cambia "Cotización" a "Inicio"). - Reordénalos arrastrando desde los puntos de la izquierda. Estos cambios son flexibles y no afectarán tus cotizaciones históricas. Paso 9: Impuestos Globales - Nuevo Impuesto Agrega impuestos locales o retenciones adicionales al catálogo base de Prayser: - Haz clic en el símbolo de más para crear un nuevo registro. - Ingresa el nombre (ej. "Ecológico") y su descripción. - Selecciona el **Tipo** (ej. Tasa). Paso 10: Impuestos Globales - Finanzas y Guardar Define las reglas matemáticas de tu nuevo impuesto: - Enciende **Permitir transferencia** si el dinero se suma al subtotal (lo cobras al cliente). - Enciende **Permitir retención** si el dinero se resta (el cliente te lo descontará). - Elige "Porcentaje" y captura el valor numérico. Finalmente haz clic en el disquete para guardar.

¿Cómo usar y configurar: Configuración de Empresa?

Para Configuración de Empresa en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Perfil de Usuario Esta sección muestra la información personal del usuario dentro de la plataforma: - **Datos Básicos:** Se reflejan campos como Nombre y Apellido. Es importante aclarar que ciertas partes de esta información **solo pueden ser modificadas por el Owner (dueño)** de la cuenta. - **Teléfonos (Trabajo y Local):** Muestra los números de contacto del usuario, permitiendo seleccionar la **clave de área (código de país)** correspondiente. - **Email Alternativo:** Se muestra el correo público que verán los clientes en los documentos, el cual **puede ser distinto** al correo que usas para iniciar sesión. Paso 2: Datos Generales Esta pestaña expone la identidad principal y esencia de la empresa: - **Identidad e Imagen:** Incluye los campos para la Razón Social (legal) y el Nombre Comercial. Además, permite cargar una **Imagen (Logo/Avatar)** para personalizar visualmente tu empresa. - **Clasificación del Negocio:** Requiere definir el **Tipo de negocio** (ej. Comercialización de Productos) y seleccionar un **Giro Comercial** desde una amplia lista desplegable (que abarca rubros como Construcción, Tecnología, Publicidad, etc.). Paso 3: Datos de Contacto En esta sección se definen los canales oficiales de comunicación de la organización: - **Correo Electrónico:** La dirección principal para comunicados (ej. acastillo+juniotes@prayser.com). - **Teléfono y Área:** Permite seleccionar la clave de país (ej. 🇲🇽 +52) y capturar el número de teléfono (ej. 55 1234 5678). - **Sitio Web:** El enlace a la página web oficial de tu negocio (ej. https://www.ejemplo.com). Paso 4: Datos Fiscales e Impuestos Esta pestaña contiene la información indispensable para operar con validez legal en tus cotizaciones: - **RFC:** Clave o identificador fiscal obligatorio de la empresa (ej. ABC123456T12). - **Régimen Fiscal:** Te permite seleccionar el régimen tributario correspondiente a la empresa. - **Código Postal Fiscal:** El código postal registrado oficialmente (ej. 64000). - **Impuestos aplicados:** Apartado para visualizar o configurar los impuestos predeterminados aplicables. Paso 5: Dirección Esta sección expone la ubicación física establecida para la matriz o sucursal principal del negocio: - **Calle y Números:** Permite ingresar la Calle, el Número exterior y el Número interior. - **Ubicación:** Código postal, Ciudad, Estado y País (ej. México). - **Referencia:** Información adicional útil para ubicar el domicilio (Dirección de Entrega). Paso 6: Redes Sociales Aquí se refleja la presencia digital de la empresa, permitiendo añadir los enlaces a tus perfiles oficiales: - **URLs configurables:** Puedes establecer las direcciones para **Instagram**, **X**, **Facebook**, **YouTube** y **LinkedIn**. - Tener estos datos completos ayuda a que el perfil de tu cotización o PDF refleje totalmente el profesionalismo de tu negocio.

¿Cómo usar y configurar: Configuración de Plantillas?

Para Configuración de Plantillas en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Publicidad: Agregar Banner A manera de ejemplo, agregaremos un banner de la empresa ALVEO para promocionar sus cajas de plástico. - Presiona el botón verde **Agregar Publicidad**. - Escribe el nombre de nuestra campaña ("Promoción Cajas de Plástico"). - Pega la página web a la que queremos dirigir a los prospectos al hacer clic. - Arrastra nuestra imagen promocional al recuadro. - El interruptor ya viene encendido por defecto, así que solo presiona **Guardar**. Paso 2: Publicidad: Editar y Desactivar Podrás incluir publicidad en tus futuras cotizaciones para dar a conocer tus productos estrella de manera profesional. - Si en el futuro termina esta campaña y dejas de utilizar este banner, siempre podrás editarlo. - Apaga el interruptor para desactivarlo sin necesidad de borrarlo. Paso 3: Observaciones: Globales Existen dos tipos de observaciones. Las globales pueden ser creadas exclusivamente por el administrador para establecer políticas generales. - Da clic en el botón **Agregar Observación**. - Escribe el nombre corto "Tiempo de Entrega". - Selecciona el tipo **Global**. - Redacta en la descripción que la mercancía llegará de tres a cinco días hábiles. - Presiona el botón de **Guardar**. Paso 4: Observaciones: De Usuario Las observaciones de usuario son notas propias de cada vendedor, y solo serán visibles para el usuario que las creó. - Da clic nuevamente en **Agregar Observación** y ponle el nombre "Precio de Temporada". - Selecciona el tipo **Usuario**. - En la descripción anota que el precio especial es válido hasta agotar existencias. - El interruptor ya viene encendido, solo falta presionar **Guardar**. Así de sencillo, tus textos estarán listos para insertarse con un solo clic en tus cotizaciones. Paso 5: Formatos: Selección de Diseño Personaliza a detalle el diseño de tus cotizaciones. - Aquí podrás elegir entre nuestra amplia variedad de plantillas. - Disponemos de estilos como Aqua, Sunset, Forest, Nova, Flow, Dots y Flat. Paso 6: Formatos: Opciones Avanzadas Con todas estas herramientas, asegurarás que cada propuesta que envíes luzca impecable y proyecte la mejor imagen de tu marca. - Contarás con múltiples configuraciones agrupadas en las pestañas de **Información, Multimedia, Tabla y Avanzado**. - Podrás personalizar el nombre y prefijo del formato. - Enciende los interruptores para mostrar las redes sociales de tu negocio, datos bancarios, dirección física y datos de contacto directo (teléfono o WhatsApp). Nota: Contamos con un tutorial especializado donde explicamos a profundidad toda esta sección.

¿Cómo usar y configurar: Crear Formato?

Para Crear Formato en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Acceder al Módulo de Formatos Para gestionar o crear nuevos formatos para tus cotizaciones - En el menú de navegación lateral, expande la sección **"Mis Plantillas"**. - Haz clic en **"Formatos"**. Esto te llevará a la tabla donde se listan todos tus formatos existentes. Paso 2: Iniciar la Creación de un Nuevo Formato Para añadir un nuevo diseño de formato a tu catálogo: - En la pantalla principal de **"Formatos"**, haz clic en el botón verde **“Agregar Formatos”**, ubicado en la parte superior derecha de la tabla. - Se abrirá una ventana emergente (modal) con las plantillas disponibles. Paso 3: Seleccionar una Plantilla Base En la ventana emergente verás los diseños disponibles, elige el diseño inicial para crear uno nuevo. - Haz clic en la tarjeta de la plantilla que deseas utilizar como base. - Al seleccionar una plantilla, el sistema te redirigirá a la pantalla de edición detallada del formato. Paso 4: Configurar la Información General del Formato Una vez en la pantalla de edición del formato, te encontrarás en la pestaña **"Información"**. Aquí puedes definir los datos esenciales: Opciones Principales - **Activar / Desactivar Formato:** Usa el interruptor para habilitar o deshabilitar este formato en tu sistema. - **Nombre del Formato*:** Asigna un nombre único y descriptivo a tu formato (campo obligatorio). Configuración de Cotización - **Mostrar Nº Cotización:** Activa o desactiva la visibilidad del número de folio en el documento. - **Prefijo Folio*:** Define el prefijo que acompañará el número de folio de las cotizaciones que usen este formato (ej. "COT-", "INV-"). Redes Sociales - **Mostrar Redes Sociales:** Activa o desactiva la visualización de tus enlaces de redes sociales en el formato. - **URL de Facebook / X / LinkedIn:** Ingresa las URLs completas de tus perfiles de redes sociales. Paso 5: Añadir Elementos Multimedia (Logos y Marcas de Agua) Dirígete a la pestaña **"Multimedia"** para personalizar los elementos visuales de tu formato: Configuración de Logotipo - **Mostrar Logotipo(s):** Activa o desactiva la visibilidad del logotipo en el formato. - **Tipo de Logotipo:** Selecciona si tu logotipo será una **"Imagen"** o un **"Texto"**. - **Área de Carga:** Si seleccionas "Imagen", arrastra y suelta tu archivo de imagen o haz clic para seleccionarlo. (Sugerencia: Máx. 100 kb, proporción 1:1). Configuración de Marca de Agua - **Mostrar Marca de Agua:** Activa o desactiva la visibilidad de la marca de agua en el formato. - **Tipo de Marca de Agua:** Selecciona si tu marca de agua será una **"Imagen"** o un **"Texto"**. - **Área de Carga:** Si seleccionas "Imagen", arrastra y suelta tu archivo de imagen o haz clic para seleccionarlo. (Sugerencia: Máx. 100 kb, proporción 1:1). **Previsualización:** Observa los cambios en el panel derecho a medida que añades o modificas tus elementos multimedia. Paso 6: Ajustes Avanzados del Formato Explora la pestaña **"Avanzado"** para afinar el diseño y la presentación de tu formato: Diseño y Estilo - **Ajustar Alineación:** Controla la alineación de elementos clave como el logo y el folio. - **Ajustar Colores:** Personaliza la paleta de colores principal, secundaria y terciaria de la plantilla. - **Generar Paleta Automática:** Al presionar el botón Auto Generar , el sistema crea una paleta de colores basada en tu logo. - **Ajustar Opacidad:** Regula la transparencia de ciertos elementos del diseño. Visibilidad de Conceptos - **Mostrar Imagen de Producto:** Activa o desactiva si las imágenes de productos aparecen en el formato. - **Mostrar Imagen de Servicio:** Activa o desactiva si las imágenes de servicios aparecen en el formato. - **Agrupar por Tipo:** Organiza los ítems de la cotización por "Producto" o "Servicio". **Previsualización:** Cada ajuste se reflejará instantáneamente en el previsualizador. Paso 7: Guardar el Formato Personalizado Una vez que hayas configurado todos los aspectos de tu formato: - Revisa cuidadosamente cada ajuste para asegurar que el formato cumpla tus expectativas. - Haz clic en el botón verde **“Guardar”**, ubicado en la parte superior derecha del área de previsualización. - ¡Listo! Tu nuevo formato personalizado ya está disponible para usar en tus [Cotizaciones](/ruta-de-aprendizaje#crear-quote) y otros documentos.

¿Cómo usar y configurar: Contactos?

Para Contactos en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Listado de Contactos Centraliza todos tus contactos profesionales en un solo lugar: - Ve a **Mi Negocio → Contactos**. - Revisa el listado completo con búsqueda por nombre, teléfono o correo. - Usa los filtros para localizar contactos por empresa o categoría. Paso 2: Detalle del Contacto Mantén la información actualizada de cada persona: - Selecciona un contacto para ver su perfil completo. - Edita nombre, teléfono, correo, cargo y empresa asociada. - Agrega notas privadas para llevar un seguimiento personalizado. Paso 3: Vinculación con Proveedores Los contactos pueden asociarse a proveedores para una gestión integral: - Dentro del perfil del proveedor, accede a **Contactos**. - Agrega a las personas clave de esa empresa (ejecutivo comercial, soporte, logística). - Accede rápidamente a sus datos desde cualquier parte del sistema.

¿Cómo usar y configurar: Portafolio de Clientes?

Para Portafolio de Clientes en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Consulta Rápida en Cotizaciones Localiza clientes al instante durante una cotización: - Al iniciar una [cotización](/ruta-de-aprendizaje#crear-quote), usa el buscador del modal **"Seleccionar Cliente"**. - Filtra por nombre, teléfono o RNC en segundos. - Selecciona el cliente deseado para asociarlo automáticamente a la cotización. Paso 2: Alta Express de Cliente Si el cliente no existe, créalo sobre la marcha: - En el modal de selección, usa el botón **"Nuevo Cliente"**. - Captura los datos mínimos: nombre y contacto básico. - Completa el perfil completo (dirección, RNC, etc.) más tarde desde el catálogo de clientes. Paso 3: Historial del Cliente Accede al historial completo de tu relación con el cliente: - Desde la cotización abierta, accede a la sección de **Historial**. - Visualiza las compras anteriores del cliente para ofrecer una atención personalizada. - Revisa notas y seguimientos previos registrados por tu equipo.

¿Cómo usar y configurar: Agregar Producto | Servicio?

Para Agregar Producto | Servicio en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Acceder al Módulo de Carga Manual Para empezar a agregar productos uno por uno: - Dirígete al módulo **"Productos"** en el menú principal de tu sistema. - Haz click en **"Agregar producto o Servicio"**. Esto abrirá el formato para que ingreses los datos. Paso 2: Llena los Campos Obligatorios Llena cuidadosamente cada uno de los campos con la información de tu producto. Algunos campos son obligatorios para poder guardar el producto (marcados con *****): 1. Datos Generales - **Tipo**: Indica si es un "Producto" o "Servicio". - **Nombre**: El nombre principal del producto. - **Código**: Una clave única para tu control. - **Código SAT**: Opcional. - **Proveedor Asociado**: Selecciona alguno de tus [proveedores](/ruta-de-aprendizaje#gestion-proveedores) previamente guardados. - **Descripción**: Detalles y características del producto. - **Categorías y Subcategorías**: Organiza tu producto con etiquetas personalizadas. 2. Multimedia - **Imágenes**: Sube fotos de tu producto (hasta 15 imágenes, proporción 1:1 recomendada). - **Fichas Técnicas**: Adjunta documentos o imágenes con especificaciones (hasta 5 fichas). 3. Costo de Producción y Precio de Venta Para habilitar estos campos, haz click en el icono de disquete . Luego ingresa: - **Costo de Producción**: Obligatorio para el precio por defecto. - **Precio de Venta**: El precio al que ofrecerás tu producto. 4. Atributos Dinámicos Para habilitar el campo, haz click en el icono de disquete . Puedes añadir los atributos previamente configurados. 5. Productos y Servicios Relacionados Selecciona los productos o servicios relacionados, indica si es obligatorio y define su cantidad. Paso 3: Revisar y Guardar Antes de finalizar, asegúrate de que todo esté correcto: - Verifica que toda la información ingresada sea precisa. - Presiona **“Guardar”** para registrar el producto en tu catálogo. ¡Listo, tu producto ya está disponible!

¿Cómo usar y configurar: Ejemplo: Crear Proveedor?

Para Ejemplo: Crear Proveedor en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Acceder a Proveedores Imagina que quieres registrar a un nuevo proveedor de servicios de logística: - Ve al menú lateral **Mi Negocio → Proveedores**. - Haz clic en **"Agregar Proveedor"** para abrir el formulario de registro. Paso 2: Llenar Datos Maestros y Contacto Completa la información del proveedor: Datos Maestros - **Nombre:** "Logística Express S.A." - **RNC/Tax ID:** "123-45678-9" - **Categoría:** "Servicios de Envío" Contacto - **Nombre:** "Juan Pérez" - **Teléfono:** "809-555-0199" Paso 3: Guardar y Usar Finaliza el registro: - Haz clic en el botón de confirmación en la parte inferior derecha. - ¡Listo! El proveedor queda registrado en tu directorio. - Ahora, cuando registres una cotización que requiera envío, podrás ver a este proveedor en tus contactos rápidos para consultar tarifas o coordinar la entrega.

¿Cómo usar y configurar: Gestión de Proveedores?

Para Gestión de Proveedores en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Registrar un Proveedor Mantén una base de datos de proveedores actualizada: - Ve a **Mi Negocio → Proveedores**. - Haz clic en el botón **"Agregar Proveedor"**. - Completa los campos básicos: Nombre, RNC/Identificación y categoría de productos que maneja. Paso 2: Asociar Contactos del Proveedor Agrega a las personas clave dentro de cada proveedor: - Dentro del perfil del proveedor, busca la sección de **Contactos**. - Agrega a las personas clave (ej. ejecutivo comercial, encargado de logística). [Ver tutorial de Contactos →](/ruta-de-aprendizaje#gestion-contactos) - Esto te permite tener a mano sus correos y teléfonos sin salir de Prayser. Paso 3: Vincular con el Catálogo (Opcional) Asocia productos a tus proveedores para mejor trazabilidad: - Al crear o editar un producto en el catálogo, selecciona a este proveedor como **"Suministrador Principal"**. - Esto te ayudará a generar reportes de compra o comparativas de precios más adelante.

¿Cómo usar y configurar: Red de Proveedores?

Para Red de Proveedores en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Directorio de Proveedores Mantén un registro detallado de tus empresas proveedoras: - Ve a **Mi Negocio → Proveedores**. - Revisa el listado completo de proveedores registrados. - Accede al detalle de cada uno para ver sus especialidades y términos comerciales. Paso 2: Gestión de Contactos Centraliza la información de las personas clave en cada empresa: - Dentro del perfil del proveedor, accede a la sección de **Contactos**. - Registra a las personas clave con sus datos de contacto directo. - Facilita la comunicación sin tener que buscar en múltiples fuentes. Paso 3: Vinculación con Productos Asocia proveedores a productos para una gestión más eficiente: - Al crear o editar un producto, selecciona su **Proveedor Asociado**. - Esto te permite generar reportes de compra y comparativas de precios. - Mejora los tiempos de respuesta ante quiebres de stock.

¿Cómo usar y configurar: Crear Cotización?

Para Crear Cotización en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Crear una nueva cotización Tienes dos maneras de iniciar la cotización: ○ **Desde el menú lateral izquierdo** Ve a **Cotizaciones** Haz clic en el botón verde **Agregar cotización** ○ **Desde el acceso directo** Pulsa el botón **verde** con el signo de pesos, **Cotizar** en la barra superior derecha Cualquiera de las dos opciones te abrirá el formulario para comenzar tu nueva cotización. Paso 2: Llenar los datos básicos y de contacto En el formulario de “nueva cotización”, ingresa la información siguiente: **Datos del cliente recurrente** ○ Buscar/seleccionar cliente previamente registrado ○ Si lo requieres también puedes agregar un cliente desde esta sección, usando el botón redondo con un “+” **Información requerida** ○ Nombre de contacto* ○ Teléfono: incluye el número con código de país. ○ Correo electrónico. ○ **Formato ***: selecciona el diseño deseado para la cotización. [Ver tutorial de Formatos →](/ruta-de-aprendizaje#crear-formato) **Otros datos (Opcional)** ○ Etiquetas o Tags: Esta opción es para añadir etiquetas para organizar y filtrar tus cotizaciones. ○ Observaciones: Aquí puedes agregar cualquier nota o comentario relevante. ○ Dar clic en el botón verde **guardar**. * Los campos marcados con asterisco son obligatorios. ○ Guardar la cotización. El sistema creará la cotización y le asignará automáticamente un folio único (por ejemplo, “020725-Y1JJ3”). ○ Serás redirigido de forma automática a la pantalla de edición de la cotización recién creada. Paso 3: Agregar Conceptos (productos o servicios) En la barra de navegación superior, asegúrate de estar en **Oportunidad** (suele abrirse por defecto al editar). Abre la sección **“Conceptos”** (ícono del carrito de compra), que está en el menú lateral izquierdo. Haz clic en el botón verde **Explorar Conceptos** en la parte superior derecha del panel de conceptos. Aparecerá la ventana emergente en donde **Seleccionas el concepto**. Utiliza el campo **Buscar concepto** para encontrar rápidamente el [producto o servicio](/ruta-de-aprendizaje#dar-alta-producto) que necesitas. Para añadir el concepto debes dar click en el botón verde **+**. Así el producto pasará a la parte derecha de la ventana, ahí podrás modificar la cantidad de productos o servicios. Da click en **Aceptar** en la parte inferior derecha. Guardar cambios Para registrar todas las modificaciones, pulsa el botón verde **Guardar** en la parte inferior de la pantalla. **Ajustes (opcional)** Con los conceptos ya incorporados, puedes: Cambiar la imagen que se mostrará en la cotización. Seleccionar lista de precios. Modificar cantidad. Aplicar un impuesto. Modificar la descripción. Adjuntar la ficha técnica. Aplicar Cargos. Aplicar descuentos. Aplicar un precio personalizado. Paso 4: Generar cotización, compartir, enviar o descargar Da click en las siguientes opciones: Generar PDF:**Descarga la cotización en formato PDF** Compartir en linea(WhatsApp, correo, link) **Comparte el link** LA PALABRA CLAVE ES REQUERIDA PARA INGRESAR Con estos pasos, tu cotización quedará completamente actualizada y lista para enviarse o compartirse.

¿Cómo usar y configurar: Gestión de Cotizaciones?

Para Gestión de Cotizaciones en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Gestión Dinámica de Clientes No necesitas salir de la cotización para gestionar clientes: - Inicia una nueva [cotización](/ruta-de-aprendizaje#crear-quote) desde el menú **Cotizaciones**. - Usa el buscador de [clientes](/ruta-de-aprendizaje#portafolio-clientes) para localizar uno existente. - Si es un prospecto nuevo, usa **Alta Express** para crearlo sobre la marcha. Paso 2: Productos a la Medida Crea productos directamente desde la cotización sin perder contexto: - En el buscador de productos, si no encuentras lo que buscas, selecciona **"Crear Producto"**. - Asigna nombre, precio base e imagen del producto. - Agrega múltiples variantes si es necesario (talla, color, material). Paso 3: Ajustes de Precio Instantáneos Adapta los precios a la negociación en tiempo real: Ajuste Unitario - En cada renglón de la cotización, pulsa el icono de moneda. - Ajusta el precio de esa partida específica según la negociación. Ajuste Global - Aplica porcentajes de descuento o cargos adicionales al total de la cotización. - Funciona tanto en escritorio como en dispositivos móviles. Paso 4: Documentación y Seguimiento Cada cotización centraliza toda la información relevante: - **Historial:** Registro automático de quién hizo cambios y cuándo. - **Archivos:** Adjunta comprobantes, planos o especificaciones técnicas. - **Share Quote:** Genera un enlace único para que tu cliente visualice la propuesta.

¿Cómo usar y configurar: Kanban y Estados?

Para Kanban y Estados en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Buscador y Filtros Avanzados Supervisa y localiza tus propuestas mediante herramientas de búsqueda robustas: - En el menú lateral izquierdo de Prayser, selecciona **Cotizaciones**. Ingresarás por defecto a la vista de **Lista**. - **Buscador Principal:** Escribe directamente en el campo de búsqueda superior para localizar por Folio o por Cliente. - **Panel Avanzado:** Haz clic en el botón **Avanzado** en la parte superior derecha para desplegar campos de filtrado específicos: - **Cliente y Vendedor:** Filtrado por menús desplegables. - **Fechas y Monto:** Búsqueda por rango de fechas de creación o monto total del documento. - **Etiquetas:** Localiza propuestas asignadas con etiquetas de clasificación (ej. VIP ). - **Botones de Acción:** Usa el botón circular verde con el ícono de embudo para **Aplicar Filtros**, o el botón verde oscuro con la equis para **Limpiar** los criterios y restablecer la vista. **Filtro de Estados:** Presiona el botón **Estados** para mostrar una barra horizontal con botones de colores de cada etapa del flujo (Cotización, Calificado, Alta Oportunidad, etc.). Pulsa cualquier botón para filtrar todas las cotizaciones de esa fase al instante. Paso 2: Acciones Rápidas y Atajos Gestiona y actualiza tus cotizaciones sin necesidad de abrir el editor: - En la columna **Estado** de la tabla, haz clic en el selector desplegable que te muestra todos los estados disponibles para realizar el cambio de etapa de forma directa. - En la columna **Atajos**, descarga el documento en PDF al instante o haz clic en el ícono de compartir para abrir la ventana de envío de tu Service Dock. - En la columna **Acciones** (los tres puntos), accede al menú rápido que te permite **Editar** la propuesta, **Borrarla** o **Clonarla** (esta última creará una copia exacta de la cotización de forma inmediata). Paso 3: Vista de Tablero y Organización Cambia a una vista ágil y visual para el seguimiento de tus negociaciones: - En la parte superior de la pantalla de Cotizaciones, haz clic en la pestaña **Tablero** (junto a la pestaña Lista). - Haz clic en el botón **"Colapsar Vista"** en la parte superior derecha para plegar todas las columnas y simplificar el diseño. - Usa el botón individual de colapso ( - / + ) a la izquierda del título de cada columna para plegarla o desplegarla a tu gusto. - Revisa el **contador numérico** circular en cada cabezal para saber cuántas propuestas comerciales están activas en cada etapa. - Arrastra una tarjeta y suéltala en otra columna para cambiar su etapa con sincronización instantánea. Paso 4: Etapas Predeterminadas de Trabajo Por defecto, el Tablero organiza tus propuestas comerciales en siete columnas iniciales: - **Cotización:** Propuesta comercial inicial creada y registrada en el sistema. - **Contactado:** Comunicación inicial establecida con tu cliente para dar seguimiento. - **Calificado:** Confirmación de que la propuesta cumple con el perfil ideal. - **Alta Oportunidad:** Interés explícito y alta probabilidad de avance. - **Negociación:** Revisión activa de precios, condiciones y formatos comerciales. - **Perdida:** Oportunidad de negocio que fue declinada o descartada. - **Ganada:** Propuesta comercial aprobada y finalizada con éxito. **Nota:** Si deseas reordenar las columnas, renombrarlas, cambiar su visibilidad (Mostrar/Ocultar) o configurar si inician colapsadas (Colapsado), puedes hacerlo en el módulo de [**Configuración General**](/ruta-de-aprendizaje#configuracion-general). Paso 5: Anatomía de la Tarjeta y Pin Cada propuesta comercial en el tablero se muestra como una tarjeta rica en información: - **Encabezado:** Muestra el Folio de la cotización en un óvalo de color y un botón de tres puntos ( : ) que abre un menú de opciones rápidas: - **EDITAR:** Abre el editor de la cotización para realizar cambios directos. - **ELIMINAR:** Borra o descarta definitivamente la propuesta. - **CLONAR:** Duplica la cotización al instante para agilizar nuevas ofertas. - **VER PDF:** Visualiza y descarga el documento formal en PDF. - **COMPARTIR:** Abre el panel modal para enviar el Service Dock al cliente. **Datos Clave:** Se listan la fecha de creación (calendario), el vendedor asignado (usuario), el cliente o contacto (perfil de usuario) y el monto total de la cotización (signo de pesos $ ). **Atajos en la barra inferior de la tarjeta:** - **Datos del cliente ( bx bx-user-plus ):** Al hacer clic en este ícono, se abrirá un panel emergente que muestra: - **Cliente:** La empresa u organización asociada. - **Contacto:** El nombre de la persona asignada a esta propuesta. En Prayser, un mismo cliente corporativo puede tener múltiples contactos. - **Correo y Teléfono:** Los datos de contacto correspondientes, ambos acompañados por un ícono de portapapeles para **copiarlos al portapapeles** al instante como atajo rápido de seguimiento. **Observaciones ( bx bx-message ):** Abre un panel emergente para consultar la Observación seleccionada de tus plantillas globales, de usuario, o redactada de manera exclusiva al crear la cotización (incluye contador). **Historial ( bx bx-time-five ):** Permite ver los comentarios, mensajes y movimientos que ha tenido esta propuesta. Debido a la extensión de este apartado, cuenta con su propio tutorial que puedes encontrar en la sección de relacionados abajo (incluye contador). **Pin ( bx bx-pin ):** Haz clic en el pin para destacar la tarjeta visualmente como prioritaria.

¿Cómo usar y configurar: Service Dock: Datos Generales?

Para Service Dock: Datos Generales en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Actualización y Registro de Datos En este apartado, tu cliente puede revisar y actualizar su información fiscal y de contacto distribuida en tres pestañas del menú superior central: - **Facturación:** Al activar el interruptor de factura, se despliegan campos como Perfil Fiscal, Razón Social, RFC, Régimen, CP y Uso de CFDI. Los campos con asterisco rojo son obligatorios para guardar. - **Entrega:** Permite ingresar la dirección física de envío, incluyendo calle, números, código postal, estado, país y referencias del domicilio. - **Contacto:** Útil cuando quien compra es diferente a quien recibe. Permite registrar nombre, apellidos, teléfono y correo electrónico del destinatario. **Nota de seguridad:** Por consistencia, una vez que tu cliente guarde la información, los campos se bloquearán y solo tú podrás modificarlos desde el panel administrativo.

¿Cómo usar y configurar: Service Dock: Cotización?

Para Service Dock: Cotización en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Acceso y Visor de Cotización El portal se inicia al compartir la propuesta. Desde tu panel administrativo, haces clic en **Compartir Cotización**, copias el enlace generado y la clave de seguridad (o compartes por WhatsApp o Correo, que se envía directo desde nuestro sistema). Al abrir el enlace, el cliente verá una pantalla de acceso que solicita ingresar su **Palabra Clave** de seguridad en un recuadro blanco al centro. Una vez dentro, la sección de **Cotización** muestra el visor interactivo de PDF con las páginas en miniatura a la izquierda y la propuesta formal a la derecha. En la pestaña de **Productos**, arriba al centro, tu cliente verá el listado de conceptos con sus fotos, precios, subtotales y la opción de **Descargar PDF** en la esquina superior derecha.

¿Cómo usar y configurar: Service Dock: Facturación?

Para Service Dock: Facturación en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Consulta y Descarga de Facturas Si activas el interruptor **Mostrar Facturas Cargadas** en la pestaña Service Dock de la Configuración General, tu cliente verá este apartado en la barra lateral izquierda del portal. Desde aquí podrá consultar, revisar y descargar de manera autónoma todas las facturas en formato PDF vinculadas a su cuenta, ahorrándote tiempo de soporte y envíos manuales por correo.

¿Cómo usar y configurar: Service Dock: Pagos Registrados?

Para Service Dock: Pagos Registrados en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Historial Transparente de Pagos Esta pestaña se habilita a través del interruptor **Mostrar Datos de Pago** en la pestaña Service Dock de tu Configuración General. Muestra a tu cliente un historial en tiempo real detallando cada uno de los abonos recibidos, las fechas de registro, los montos correspondientes y el saldo actual de sus cuentas.

¿Cómo usar y configurar: Service Dock: Acuses de Entrega?

Para Service Dock: Acuses de Entrega en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Control de Acuses de Entrega Vinculado directamente con la opción **Mostrar Recibos de Entrega** activable en tu configuración general. Permite que tu cliente acceda directamente al listado de recibos y comprobantes de la entrega física o conclusión del servicio, con opción de descarga de cada acuse de recibo en formato PDF.

¿Cómo usar y configurar: Acciones Avanzadas de Cotización?

Para Acciones Avanzadas de Cotización en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Clonar una Cotización La clonación es ideal cuando un cliente solicita una propuesta similar a una anterior: - Abre la cotización que deseas clonar. - En el footer, despliega las **"Acciones"** y selecciona **Clonar**. - El sistema creará una copia idéntica (mismo cliente, productos, variantes y precios ajustados) con un nuevo Folio. - Serás redirigido automáticamente a la nueva copia para realizar ajustes finales. Paso 2: Compartir la Propuesta Prayser ofrece dos formas de presentar la información al cliente: A. Descarga de PDF - Selecciona el icono de descarga de PDF en el footer. - Ideal para enviar por correo electrónico o para impresión física. - Utiliza la plantilla ([Formato](/ruta-de-aprendizaje#crear-formato)) que hayas preseleccionado en tu configuración. B. Enlace Público (Service Dock) - Selecciona **Compartir** en el footer. Se generará un enlace único. - El cliente puede ver la propuesta en una interfaz web profesional e interactiva desde cualquier dispositivo. Paso 3: Priorización y Seguimiento (Pin) No pierdas de vista las cotizaciones más urgentes en tu Kanban: - Abre la cotización que deseas destacar. - Activa el icono de **"Pin"** en el footer. - La cotización resaltará en tus listados y tableros como prioridad alta. Paso 4: Totales y Resumen Rápido El footer siempre te muestra un resumen financiero de la cotización: - **Sub-total:** Suma de todos los productos y servicios. - **Impuestos:** Calculados automáticamente según tu configuración global. - **Total:** Monto final a cobrar. Puedes colapsar o expandir este resumen para tener más área de trabajo en la lista de productos.

¿Cómo usar y configurar: Dashboard y Analítica?

Para Dashboard y Analítica en Prayser, sigue estos pasos: Paso 1: Resumen Financiero Obtén una visión rápida del estado financiero de tu negocio: - Accede al **Dashboard** desde el menu principal. - Visualiza las [cotizaciones](/ruta-de-aprendizaje#gestion-ventas) totales del período seleccionado. - Revisa las utilidades proyectadas y el estado de cobranza. Paso 2: Gráficos de Pareto Identifica qué productos o clientes generan el mayor impacto: - En el Dashboard, localiza la sección de **Gráficos de Pareto**. - Selecciona el filtro por producto, cliente o categoría. - Analiza qué elementos representan el 80% de tu negocio para enfocar tus esfuerzos. Paso 3: Tendencia Comercial (Slope Chart) Observa el comportamiento comercial a lo largo del tiempo: - En el Dashboard, localiza el **Slope Chart** o gráfico de tendencia. - Identifica estacionalidades, picos de cotización o períodos de baja actividad. - Usa esta información para planificar campañas y ajustar inventarios.

Crear Formato | Base de Conocimiento Prayser

Guía Paso a Paso

Paso 1 de 7

Paso 1: Acceder al Módulo de Formatos

Para gestionar o crear nuevos formatos para tus cotizaciones

En el menú de navegación lateral, expande la sección
"Mis Plantillas".
Haz clic en "Formatos". Esto te llevará a la tabla donde se listan todos tus formatos existentes.

Paso 2: Iniciar la Creación de un Nuevo Formato

Para añadir un nuevo diseño de formato a tu catálogo:

En la pantalla principal de "Formatos", haz clic en el botón verde “Agregar Formatos”, ubicado en la parte superior derecha de la tabla.
Se abrirá una ventana emergente (modal) con las plantillas disponibles.

Paso 2: Iniciar la Creación de un Nuevo Formato

Paso 3: Seleccionar una Plantilla Base

En la ventana emergente verás los diseños disponibles, elige el diseño inicial para crear uno nuevo.

Haz clic en la tarjeta de la plantilla que deseas utilizar como base.
Al seleccionar una plantilla, el sistema te redirigirá a la pantalla de edición detallada del formato.

Paso 4: Configurar la Información General del Formato

Una vez en la pantalla de edición del formato, te encontrarás en la pestaña "Información". Aquí puedes definir los datos esenciales:

Opciones Principales

Activar / Desactivar Formato: Usa el interruptor para habilitar o deshabilitar este formato en tu sistema.
Nombre del Formato*: Asigna un nombre único y descriptivo a tu formato (campo obligatorio).

Configuración de Cotización

Mostrar Nº Cotización: Activa o desactiva la visibilidad del número de folio en el documento.
Prefijo Folio*: Define el prefijo que acompañará el número de folio de las cotizaciones que usen este formato (ej. "COT-", "INV-").

Redes Sociales

Mostrar Redes Sociales: Activa o desactiva la visualización de tus enlaces de redes sociales en el formato.
URL de Facebook / X / LinkedIn: Ingresa las URLs completas de tus perfiles de redes sociales.

Paso 4: Configurar la Información General del Formato

Paso 5: Añadir Elementos Multimedia (Logos y Marcas de Agua)

Dirígete a la pestaña "Multimedia" para personalizar los elementos visuales de tu formato:

Configuración de Logotipo

Mostrar Logotipo(s): Activa o desactiva la visibilidad del logotipo en el formato.
Tipo de Logotipo: Selecciona si tu logotipo será una "Imagen" o un "Texto".
Área de Carga: Si seleccionas "Imagen", arrastra y suelta tu archivo de imagen o haz clic para seleccionarlo. (Sugerencia: Máx. 100 kb, proporción 1:1).

Configuración de Marca de Agua

Mostrar Marca de Agua: Activa o desactiva la visibilidad de la marca de agua en el formato.
Tipo de Marca de Agua: Selecciona si tu marca de agua será una "Imagen" o un "Texto".
Área de Carga: Si seleccionas "Imagen", arrastra y suelta tu archivo de imagen o haz clic para seleccionarlo. (Sugerencia: Máx. 100 kb, proporción 1:1).

Previsualización: Observa los cambios en el panel derecho a medida que añades o modificas tus elementos multimedia.

Paso 5: Añadir Elementos Multimedia (Logos y Marcas de Agua)

Paso 6: Ajustes Avanzados del Formato

Explora la pestaña "Avanzado" para afinar el diseño y la presentación de tu formato:

Diseño y Estilo

Ajustar Alineación: Controla la alineación de elementos clave como el logo y el folio.
Ajustar Colores: Personaliza la paleta de colores principal, secundaria y terciaria de la plantilla.
Generar Paleta Automática: Al presionar el botón Auto Generar, el sistema crea una paleta de colores basada en tu logo.
Ajustar Opacidad: Regula la transparencia de ciertos elementos del diseño.

Visibilidad de Conceptos

Mostrar Imagen de Producto: Activa o desactiva si las imágenes de productos aparecen en el formato.
Mostrar Imagen de Servicio: Activa o desactiva si las imágenes de servicios aparecen en el formato.
Agrupar por Tipo: Organiza los ítems de la cotización por "Producto" o "Servicio".

Previsualización: Cada ajuste se reflejará instantáneamente en el previsualizador.

Paso 7: Guardar el Formato Personalizado

Una vez que hayas configurado todos los aspectos de tu formato:

Revisa cuidadosamente cada ajuste para asegurar que el formato cumpla tus expectativas.
Haz clic en el botón verde “Guardar”, ubicado en la parte superior derecha del área de previsualización.
¡Listo! Tu nuevo formato personalizado ya está disponible para usar en tus Cotizaciones y otros documentos.

Paso 7: Guardar el Formato Personalizado